Efficiënte personeelsdossiers die voldoen aan de wettelijke eisen, dat wil toch iedere HR-afdeling?
Maar wettelijke eisen voor de personeelsdossiers, hoe zit dat nou precies? Is het dan niet voldoende om gewoon alles vast te leggen in het personeelsdossier en dat is dan dat? Helaas, bij het onderhouden van personeelsdossiers komt toch wat meer kijken. Van de bewaartermijn personeelsdossier tot verplichte documenten, ieder personeelsdossier dient te voldoen aan de wettelijk gestelde eisen. Dus hoe zit het met de wettelijke eisen en waar moeten de personeelsdossiers aan voldoen?
Verplichte documenten in het personeelsdossier
Allereerst is het van belang dat ieder personeelsdossier de wettelijk verplichte documenten bevat.
Ieder personeelsdossiers dient te voldoen aan de Wet Identificatieplicht, Informatieverplichtingen van de werkgever zoals vermeld in het Burgerlijk wetboek en de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Onder deze wetgevingen vallen diverse documentsoorten, waaronder:
-
- Identiteitsbewijzen
-
- Stamkaart met: NAW-gegevens, ID-nummer, geboortedatum en functies die de medewerker in het bedrijf heeft en/of gehad heeft
-
- Getekende arbeidsovereenkomst
-
- Arbeidsvoorwaarden
-
- Informatie over ontwikkeling en functionering
-
- Indien van toepassing document omtrent promotie/demotie
Wat niet opgenomen mag worden in het personeelsdossier
Naast documenten die volgens wetgeving verplicht in het personeelsdossier moeten zitten zijn er ook documenten die niet in het dossier opgenomen mogen worden. Allereerst is het van groot belang dat er geen documenten in het personeelsdossier zitten die medische gegevens bevatten.
Voordat de AVG werd aangescherpt werden documenten met medische gegevens veelvuldig in dossiers opgeslagen. Ook mag er niet in het personeelsdossier opgenomen worden dat iemand lid is van een vakbond. Naast deze documenten die voorheen veelvuldig werden gearchiveerd in personeelsdossiers zijn ook de volgende zaken niet toegestaan om op te nemen in een personeelsdossier:
-
- Godsdienst
-
- Levensovertuiging
-
- Seksuele geaardheid
-
- Ras
-
- Politieke voorkeur
-
- Strafbare feiten
Voor digitale personeelsdossiers gelden eveneens strenge regels, de beveiliging hiervan moet goed op orde zijn door middel van bijvoorbeeld firewalls en ook hier moet ingesteld worden dat slechts medewerkers die toegang nodig hebben voor het uitvoeren van werkzaamheden (bijvoorbeeld de HR-afdeling) geautoriseerd zijn om deze digitale personeelsdossiers in te zien.
In sommige gevallen kan er sprake zijn van een uitzondering, deze zijn opgenomen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Recht op inzage
Medewerkers hebben recht op inzage in hun eigen personeelsdossier. Een werkgever dient hier dan ook aan te voldoen indien er een verzoek komt vanuit een medewerker. Het is echter niet zo dat een medewerker het recht heeft om alle documenten in te zien die zijn opgenomen. Werkgevers mogen bijvoorbeeld interne notities afschermen voor de medewerker.
Bewaarbeleid en bewaartermijnen
Organisaties zijn verplicht om te beschikken over een bewaarbeleid en dienen te voldoen aan de wettelijke bewaartermijn. In een bewaarbeleid worden de bewaartermijnen per document toegekend en dient men rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen. Maar hoe lang personeelsdossier bewaren? De AVG stelt met de bewaartermijnen personeelsdossier dat documenten met persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Een goed bewaarbeleid en AVG bewaartermijn voorkomt dat documenten onnodig lang bewaard blijven waardoor er niet meer aan de AVG-wetgeving voldaan kan worden.
Om (interne) datalekken te voorkomen zijn organisaties verplicht om zorg te dragen voor een goede beveiliging van de personeelsdossiers. Voor fysieke personeelsdossiers betekent dit dat de personeelsdossiers ergens opgeslagen staan wat niet voor iedereen toegankelijk is. Zorg bijvoorbeeld voor afgesloten kasten waarin je een AVG personeelsdossier kunt bewaren en geautoriseerde medewerkers die het beheer over de sleutel hebben.
Voor digitale personeelsdossiers gelden eveneens strenge regels, de beveiliging hiervan moet goed op orde zijn door middel van bijvoorbeeld firewalls en ook hier moet ingesteld worden dat slechts medewerkers die toegang nodig hebben voor het uitvoeren van werkzaamheden (bijvoorbeeld de HR-afdeling) geautoriseerd zijn om deze digitale personeelsdossiers in te zien.
Voldoet uw organisatie aan de wettelijke eisen voor personeelsdossiers?
Naar aanleiding van dit artikel nieuwsgierig geworden of jouw organisatie voldoet aan de AVG? Of heb je toch nog een vraag over de wettelijke betaaltermijn personeelsdossier? Neem contact met ons op! Karmac HR-Solutions is je graag van dienst met optimaliseren en digitaliseren van een personeelsdossier.
Een blog door Sharon Korenhof.
