Advies gesprek?
Plan deze direct in met Sharon.
- Jouw personeelsdossiers, onze specialiteit
ORDE SCHEPPEN IN DE CHAOS
Senior adviseur rechtspositie bij Gemeente Sluis
"Wat ik top vond van Karmac is dat ze altijd goed en snel afstemmen over wat ze gaan doen, hoe ze het gaan doen en ze komen hun afspraken na. We hadden op een bepaald moment om de week ongeveer contact over de status van het project. De deskundigheid en ervaring van Karmac deden vervolgens de rest."
HR-adviseur Leger des Heils Regio Midden-Nederland
''We zijn heel tevreden over het resultaat en de communicatie met Karmac. Gedurende het traject hebben we veelvuldig contact gehad over de voortgang, de resultaten en wat er nog gedaan moest worden. Dat vind ik wel heel professioneel, want het ging maar om een project met een beperkte omvang.''
HR-manager bij IAI Industrial Systems
''De begeleiding vanuit Karmac was gedurende het project goed. Er was een fijn contact met de project-managers en er kon snel geschakeld worden. De communicatie heeft de verwachtingen overtroffen. Naast de reguliere communicatie was er ook veel advies vanuit Karmac over het behouden en opschonen van documenten."
Senior HR Support Medewerker bij GrandVision Benelux
''We hebben prettig samengewerkt met Karmac. Ze hebben ons professioneel begeleid en goed meegedacht met onze wensen."
HR medewerker bij ICTU
''Het zijn deskundige mensen, overleggen op tijd en geregeld en stralen aan alle kanten professionaliteit uit. Het gaat voor ons om belangrijke, maar ook gevoelige informatie, maar bij Karmac zijn ze voortdurend ‘in control’. Dat werkt heel prettig samen.''
Afdeling PSA bij Roompot
"Karmac heeft zich bewezen als een betrouwbare partner, met efficiënt procesbeheer en een succesvolle samenwerking."
Tata Steel Tubes
"De samenwerking met Karmac: Tijdswinst, een onschatbare bron in de hectiek van het dagelijkse werk, was de grootste opbrengst," zegt Iris. "Het stroomlijnen van processen gaf ons de mogelijkheid om documenten eenvoudiger terug te vinden en te beheren in Youforce van Visma | Raet."
HR-Officer Centerparcs de Huttenheugte
“Wij zijn blij dat we afscheid hebben kunnen nemen van onze papieren personeelsdossiers. De overgang naar digitale dossiers is door Karmac uitstekend en vakkundig ondersteund. “
Manager HR Oosterpoort
"De samenwerking met Karmac hebben we als zeer prettig ervaren. We hebben samen snel kunnen schakelen en het project is naar volle tevredenheid afgerond."
Coordinator HR servicedesk & payroll Vlisco Netherlands
Digitale optimalisatie en opschonen van personeelsdossiers
In de wereld van HR-beheer en personeelsdossiers is het cruciaal om orde te scheppen en overtollige ballast te verwijderen. Het opruimen en optimaliseren van personeelsdossiers valt onder digitale optimalisatie en is van groot belang voor een efficiënt HR-beheer. Niet alleen gaat het hierbij om het opschonen van p-dossiers en het opruimen van oude correspondentie en adreswijzigingen, maar ook om het voorkomen van duplicaten en het HR-gegevens opschonen op een manier die aansluit bij de nieuwste wet- en regelgeving. Door te investeren in het digitaliseren van personeelsdossiers en het invoeren van HR documentbeheer wordt het eenvoudiger om overzicht te creëren. Een digitaal en gestructureerd archief maakt efficiënt personeelsbeheer mogelijk, zorgt voor HR document optimalisatie en bevordert compliance met personeelsdossiers. Het naleven van de AVG is hierbij essentieel, zodat gevoelige persoonsgegevens goed beschermd blijven en je altijd beschikt over AVG-proof personeelsdossiers. Een goed opgeruimd digitaal archief vormt daarmee de basis voor toekomstbestendige HR-processen.
Het opschonen van personeelsdossiers betekent het verwijderen van documenten die niet langer relevant zijn. Dit kan onder andere gaan om oude adreswijzigingen of correspondentie van jaren geleden. Hoewel dit eenvoudig klinkt, is het in werkelijkheid een uitdaging. Een gemiddeld personeelsdossier bevat namelijk 63 documenten. Om deze op de juiste manier op te schonen, is het essentieel dat werkgevers een diepgaand inzicht hebben in de verschillende documenttypen en de documentdatums. Alleen op deze manier kunnen ze bepalen welke documenten veilig verwijderd kunnen worden. Door zorgvuldig personeelsdossier digitaliseren en HR-gegevens opschonen ontstaat een archief dat niet alleen overzichtelijk is, maar ook voldoet aan de AVG-normen. Door onnodige en verouderde documenten te verwijderen, minimaliseer je risico’s en verminder je zoek- en verwerkingstijd. Zo leg je een solide basis voor stabiele, transparante en goed navolgbare HR-processen.
Karmac HR-Solutions heeft zich gespecialiseerd in het digitaliseren en opschonen van personeelsdossiers op documentniveau. We hanteren een gestructureerde aanpak op basis van documenttypen en documentdatums, waardoor het opruimen van personeelsdossiers aanzienlijk vereenvoudigd wordt. Met onze expertise in documentbeheer HR garanderen wij dat uw HR-archief niet alleen netjes, maar ook compliant wordt ingericht. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw personeelssystemen zowel nu als in de toekomst soepel blijven functioneren.
Duplicaten van documenten in personeelsdossiers kunnen zorgen voor onnodige vervuiling en verwarring. Ons team voert ontdubbelingsacties uit, waarbij mogelijke duplicaten worden geïdentificeerd en vergeleken. De meest complete versie wordt behouden, bijvoorbeeld de getekende versie in plaats van de ongetekende. Na deze ontdubbeling personeelsdossiers zijn de digitale personeelsdossiers vrij van duplicaten, wat leidt tot een snellere raadpleging van de juiste documenten en een overzichtelijk geheel. Dit bevordert niet alleen de werksnelheid, maar ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens.
Het optimaliseren van personeelsdossiers kan tijdrovend zijn, maar wij helpen u om dit proces soepel te laten verlopen. Door onze professionele aanpak nemen wij het opschonen en digitaliseren volledig uit handen, zodat u zelf nauwelijks extra werk heeft. Terwijl wij uw archief omvormen naar een helder en goed gestructureerd digitaal archief, wint u kostbare tijd en verkrijgt u maximale zekerheid over de kwaliteit en compliance van uw HR-gegevens. Wilt u niet alleen oude rommel verwijderen, maar ook uw personeelsdossiers naar een hoger niveau tillen? Met Karmac HR-Solutions bent u verzekerd van een betrouwbare partner die weet wat er nodig is om orde te scheppen in de chaos. Van opschonen personeelsdossiers tot compliance personeelsdossiers, wij helpen u bij iedere stap. Zo legt u de basis voor efficiënt personeelsbeheer, optimale naleving van de AVG en een organisatie die klaar is voor de toekomst.
Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opruimen van uw personeelsdossiers of wilt u meer informatie? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Plan deze direct in met Sharon.
© 2025 · Karmac HR Solutions
"Karmac heeft professionals in dienst, die weten waarover het gaat en welke handelingen ze moeten verrichten. Daarnaast zijn het prettige mensen om mee samen te werken, zorgen ze voor een goede en intensieve begeleiding, hanteren een heldere communicatie en zijn bereikbaar als je vragen hebt."