Digitale optimalisatie van personeelsdossiers

DIGITAAL MAAR DAN BETER

Software-onafhankelijk

AVG proof

Proces in eigenbeheer

Onze klanten aan het woord

"Karmac heeft professionals in dienst, die weten waarover het gaat en welke handelingen ze moeten verrichten. Daarnaast zijn het prettige mensen om mee samen te werken, zorgen ze voor een goede en intensieve begeleiding, hanteren een heldere communicatie en zijn bereikbaar als je vragen hebt."

Kees Tolhoek
Kees Tolhoek

Senior adviseur rechtspositie bij Gemeente Sluis

"Wat ik top vond van Karmac is dat ze altijd goed en snel afstemmen over wat ze gaan doen, hoe ze het gaan doen en ze komen hun afspraken na. We hadden op een bepaald moment om de week ongeveer contact over de status van het project. De deskundigheid en ervaring van Karmac deden vervolgens de rest."

Jacinta van den Bor
Jacinta van den Bor

HR-adviseur Leger des Heils Regio Midden-Nederland

''We zijn heel tevreden over het resultaat en de communicatie met Karmac. Gedurende het traject hebben we veelvuldig contact gehad over de voortgang, de resultaten en wat er nog gedaan moest worden. Dat vind ik wel heel professioneel, want het ging maar om een project met een beperkte omvang.''

Kim Veerman
Kim Veerman

HR-manager bij IAI Industrial Systems

''De begeleiding vanuit Karmac was gedurende het project goed. Er was een fijn contact met de project-managers en er kon snel geschakeld worden. De communicatie heeft de verwachtingen overtroffen. Naast de reguliere communicatie was er ook veel advies vanuit Karmac over het behouden en opschonen van documenten."

Britt Meelen
Britt Meelen

Senior HR Support Medewerker bij GrandVision Benelux

''We hebben prettig samengewerkt met Karmac. Ze hebben ons professioneel begeleid en goed meegedacht met onze wensen."

Anita van Gerven
Anita van Gerven

HR medewerker bij ICTU

''Het zijn deskundige mensen, overleggen op tijd en geregeld en stralen aan alle kanten professionaliteit uit. Het gaat voor ons om belangrijke, maar ook gevoelige informatie, maar bij Karmac zijn ze voortdurend ‘in control’. Dat werkt heel prettig samen.''

Renée Berks
Renée Berks

Afdeling PSA bij Roompot

"Karmac heeft zich bewezen als een betrouwbare partner, met efficiënt procesbeheer en een succesvolle samenwerking."

Rimke Verhoeven
Rimke Verhoeven

Tata Steel Tubes

"De samenwerking met Karmac: Tijdswinst, een onschatbare bron in de hectiek van het dagelijkse werk, was de grootste opbrengst," zegt Iris. "Het stroomlijnen van processen gaf ons de mogelijkheid om documenten eenvoudiger terug te vinden en te beheren in Youforce van Visma | Raet."

Iris Beukeveld
Iris Beukeveld

HR-Officer Centerparcs de Huttenheugte

“Wij zijn blij dat we afscheid hebben kunnen nemen van onze papieren personeelsdossiers. De overgang naar digitale dossiers is door Karmac uitstekend en vakkundig ondersteund. “

Wyk Tacoma
Wyk Tacoma

Manager HR Oosterpoort

"De samenwerking met Karmac hebben we als zeer prettig ervaren. We hebben samen snel kunnen schakelen en het project is naar volle tevredenheid afgerond."

Anique Beenen
Anique Beenen

Coordinator HR servicedesk & payroll Vlisco Netherlands

Voordelen optimaliseren

Wordt er binnen de organisatie gewerkt met digitale personeelsdossiers die nog niet opengesteld staan voor medewerkers omdat de digitale personeelsdossiers niet voldoen aan de AVG en die bovendien niet overzichtelijk zijn? Wij bieden de totaaloplossing door een totale optimalisering uit te voeren op de digitale personeelsdossiers. Na een optimalisering door Karmac kunnen organisaties transparantie bieden en de dossiers veilig openstellen voor de medewerkers die recht op inzage hebben in het eigen personeelsdossier. Naast het voldoen aan de AVG-wetgeving zorgen wij voor overzichtelijke en geschoonde digitale personeelsdossiers die de efficiency op de HR-afdeling vergroot.  

Bij een totale optimalisering zorgen wij voor de volgende oplossingen: 

  • AVG-screening
  • Ontdubbelen
  • Converteren
  • Herstructureren
  • Documentdatums toekennen
  • AVG-opschoning op bewaartermijnen

Waar bestaat een (digitaal) personeelsdossier uit?

Personeelsdossiers zijn belangrijk voor het HR-beleid en moeten veilig, actueel en efficiënt zijn. Het is van belang dat de AVG personeelsdossiers compleet zijn en alle informatie over het personeel bevatten, zoals het contract, de functioneringsgesprekken, salaris, verlof en zaken als klachten en sancties. De personeelsdossiers bevatten privacygevoelige informatie en vallen onder de AVG-wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De AVG moet bij personeelsdossiers door een organisatie goed nageleefd worden. Zo mag je niet meer persoonsgegevens verzamelen dan nodig is. Door te kiezen voor optimalisering gaat het terugzoeken van documenten eenvoudiger en kan je AVG-proof werken.

Wat houdt personeelsdossiers optimaliseren in?

Personeelsdossiers moeten veilig kunnen worden opengesteld voor de betrokken partijen. Hiervoor zijn overzichtelijke dossiers nodig, die bovendien geschoond zijn. Karmac HR-Solutions splitst pdf-bestanden tot losse documenten, categoriseert deze documenten en geeft ze een relevante datum. Zo is het mogelijk om de documenten te voorzien van bewaartermijnen en autorisaties. Als je ervoor kiest om je personeelsdossiers te optimaliseren, dan kan Karmac HR-Solutions een controle uitvoeren om zeker te weten dat alle documenten die volgens de wet aanwezig moeten zijn zich in het dossier bevinden.

Overzichtelijk, makkelijk raadpleegbaar personeelsdossier

Personeelsdossiers optimaliseren vindt plaats met inachtneming van de AVG, de Europese privacywet. De gegevens over het personeel mogen alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze vereist zijn. Daarnaast mogen de gegevens niet langer dan nodig bewaard worden en dienen ze goed beveiligd te zijn tegen ongeautoriseerde toegang en tegen verlies. Voor een efficiënt beheer van digitale personeelsdossiers is ook ontdubbelen van belang. Naast personeelsdossiers optimaliseren, verwijdert Karmac HR-Solutions duplicaten zodat je personeelsdossier vrij is van vervuiling.

Personeelsdossiers digitaliseren en AVG-proof maken

Karmac HR-Solutions biedt alle oplossingen voor het digitaliseren van personeelsdossiers en de optimalisatie van AVG personeelsdossiers. Heeft je organisatie de digitale personeelsdossiers (nog) niet toegankelijk gemaakt voor medewerkers, omdat de dossiers niet overzichtelijk zijn of niet voldoen aan de AVG? Karmac HR-Solutions is je graag van dienst met een efficiënt beheer van digitale personeelsdossiers!

Advies gesprek?

Plan deze direct in met Jasper.

Benodigd voor de verwerking

Benodigdheden voor de verwerking van personeelsdossiers.

  • Medewerkersbestand

    Voor de verwerking hebben wij het actuele medewerkersbestand nodig. Wij leveren hiervoor een template aan die toegepast kan worden welke vervolgens beveiligd aan ons verzonden kan worden.

  • Mappen- en uitleverstructuur

    Voor de verwerking ontvangen wij graag de indeling van de documenten en de uitleverstructuur. Nog geen documentindeling? Ook hier kunnen wij bij helpen.

  • Verwerkersovereenkomst

    Voor aanvang van de verwerking wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.

  • Selecteren testdossiers

    Om een goede basis te leggen voor het proces is het van belang om een representatieve test te maken. Hiervoor dienen testdossiers geselecteerd te worden die de basis zullen vormen voor het proces.

Onze oplossingen

Maximale efficiëntie en AVG-proof werken? Een totale optimalisering op de (digitale) personeelsdossiers zorgt hiervoor.

Eenduidig binnen de organisatie documenten volgens een vaste documentstructuur werken? Kies dan voor het herstructureren van documenten. Organisaties die (al langere tijd) werken met digitale personeelsdossiers hebben vaak verschillende naamgevingen toegepast bij documenten of plaatsen documenten op verschillende plekken in het digitale personeelsdossier. Het gevolg hiervan is dat het opzoeken van documenten meer tijd in beslag neemt of dat documenten te vroeg of te laat verwijderd worden volgens het bewaarbeleid. Bij een herstructurering bieden wij de oplossing en handvatten om documenten op vaste wijze op te slaan in het digitale personeelsdossier en dragen we bij aan een eenduidige werkwijze voor het opslaan van documenten. Zo heb je de zekerheid dat er niet onnodig tijdverlies wordt geleden bij het opzoeken van documenten of dat documenten onterecht volgens bewaarbeleid verwijderd worden. 

Kies het pakket dat bij jouw organisatie past

Bij Karmac HR streven we naar een maatwerk oplossing. Om jou tijd te besparen hebben we pakketten samengesteld. Bij vragen neem vrijblijvend contact op met een specialist.