Sinds 25 mei 2018 is de AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing. Ook voor het opslaan van persoonsgegevens in personeelsdossiers heeft dit gevolgen, immers mag niet alles meer opgenomen worden in het personeelsdossier. Een belangrijk gevolg hiervan is ook de aanscherping van het opslaan van medische gegevens in het personeelsdossier.
Medische gegevens opslaan, wat mag beslist niet?
Allereerst het meest belangrijke: een werkgever mag niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Dit betekent dus ook dat de aard van de ziekte niet opgenomen mag worden in het personeelsdossier, ook niet wanneer de medewerker vrijwillig vertelt wat de aard van de ziekte is. Voor 2018 werden deze gegevens vaak wel opgenomen in personeelsdossiers dus het is belangrijk om als werkgever en organisatie de personeelsdossiers te (laten) controleren op inhoudelijke medische gegevens. Slechts de bedrijfsarts of arbodienst mag deze gegevens verwerken. Het opnemen van welke medicijnen een medewerker gebruikt is eveneens niet toegestaan.
Er is echter wel sprake van een uitzondering voor het opslaan van medische gegevens, dit mag alleen in uitzonderlijke situaties. Een voorbeeld van een uitzonderlijke situatie is wanneer een medewerker epilepsie heeft, het kan dan van belang zijn dat collega’s hiervan op de hoogte zijn zodat ze weten hoe te handelen bij een aanval. Let op: dit mag alleen opgeslagen worden indien de medewerker hiervoor toestemming heeft gegeven.
Medische gegevens opslaan, wat mag wel opgenomen worden?
Inhoudelijke informatie over ziekte mag dus niet opgenomen worden in het personeelsdossier. De vraag die dan resteert is wat mag er wel opgenomen worden in het personeelsdossier? Hieronder een opsomming van de gegevens die een werkgever wel mag opnemen:
- Hoelang de werknemer verwacht dat de ziekte gaat duren.
- Wat het huidige verblijfadres van de medewerker is.
- Het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is.
- Of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de kosten van het ziekteverzuim en de mogelijke re-integratie te verhalen zijn op de veroorzaker.
- Een werkgever mag vragen of de ziekte onder één van de vier opgenomen vangnetregelingen valt.
Bevinden er mogelijk nog medische gegevens in de personeelsdossiers van uw organisatie?
Twijfelt u of er mogelijk nog medische gegevens zijn opgenomen in de personeelsdossiers? Onderneem dan direct actie. De privacy van een zieke medewerker wordt door de AVG beschermd, u moet hier als organisatie aan voldoen. Wilt u meer informatie of wilt u uw personeelsdossiers laten controleren op medische gegevens? Neem contact met ons op en wij lossen het op.