Ruim 1,5 jaar is Anoek van Linden, HR-services Specialist, werkzaam voor Invest International. Invest International is een organisatie die in 2021 is opgestart en in de afgelopen 3 jaar gegroeid is naar ruim 160 medewerkers. Bij de opstart van Invest International heeft de juiste inrichting van het personeelsdossier niet de hoogste prioriteit gehad. Derhalve heeft Invest International dit als een prioriteit gemaakt voor 2024: Indeling van het personeelsdossier met daarin de juiste bewaartermijn.
‘’Er is al eerder een samenwerking met Karmac HR Solutions en Anoek geweest. Toen er een kans was om opnieuw samen te werken, was er geen twijfel mogelijk om opnieuw een samenwerking aan te gaan.’’
Bij de indiensttreding heeft Anoek een belangrijke rol gespeeld in het verbeteren en updaten van het personeelsdossier. Ondanks dat het een complexe taak was, heeft Anoek in samenwerking met Delta ervoor gezorgd dat de personeelsadministratie op orde kwam.
Harry van de Mortel, AFAS expert bij Delta, heeft hierin een belangrijke rol gespeeld tijdens dit project. Hij heeft geholpen om de AFAS-software te integreren met de nieuwe processen en ervoor gezorgd dat alles vlekkeloos verliep.
‘’Wat houdt optimaliseren van personeelsdossiers in?’’
Het optimaliseren van personeelsdossiers betekent dat deze veilig en toegankelijk moeten zijn voor de betrokken partijen. Dit vereist overzichtelijke en geschoonde dossiers. Documenten worden voorzien van bewaartermijnen en autorisaties. Karmac HR-Solutions voert grondige controle uit om te verzekeren dat alle wettelijk vereiste documenten aanwezig zijn in het dossier.
De waarde van een AVG-advies
Een van de belangrijkste redenen om met het project te beginnen was het eerste contact met Sharon. Ze gaf waardevolle AVG-adviezen die écht belangrijk waren. Haar kennis over privacy en gegevensbescherming hebben geholpen om het project goed op te zetten.
De grootste winst voor het bedrijf was het implementeren van een bewaarbeleid. Het kostte wat tijd om dit op te zetten, maar het heeft echt zijn vruchten afgeworpen. Hoewel er een week vertraging was door de testfase en de planning die twee keer werd omgegooid, werden de deadlines alsnog gehaald. De nieuwe indeling van mappen en documenten zorgt ervoor dat alles nu snel en eenvoudig vindbaar is voor de medewerkers. Bovendien kan alles nu ook in meerdere talen worden opgezocht, wat de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid nog verder vergroot voor de medewerkers.
Het contact en de samenwerking met Bibi was erg prettig. We hielden allemaal de lijntjes kort, wat voor ons allemaal fijn werkte. Vanuit alle partijen werd is snel contact gezocht als er iets was. Eerlijkheid staat voorop. Bibi pakte aanpassingen gelijk op. Het was fijn om met Bibi te werken, zowel per mail als telefonisch.
Al met al ziet het er veel beter uit. De implementatie van het bewaarbeleid heeft geleid tot een verbetering in de organisatie van de personeelsdossiers. De processen zijn nu goed gewaarborgd, wat betekent dat ze op een gestructureerde en consistente manier worden gevolgd. Dit maakt het voor andere collega’s veel duidelijker. Iedereen weet nu exact waar documenten horen en hoe ze eenvoudig te vinden zijn. De verbeteringen zorgen niet alleen voor een efficiënter systeem, maar ook voor meer overzichtelijkheid en toegankelijkheid, waardoor het werk voor iedereen soepeler verloopt.
Het oude werksysteem is volledig vervangen, en hoewel het optimalisatieproces voortdurend in beweging is en er mogelijk nog wijzigingen kunnen optreden, is de omgeving nu goed gestructureerd en helemaal up-to-date.
Over een jaar zal er een QuickScan worden uitgevoerd om te evalueren wat de resultaten zijn. Voorlopig ziet alles er goed uit. Het 4-ogenprincipe is momenteel in gebruik bij Delta en wordt actief gehandhaafd. Dit betekent dat alle processen en documenten nu dubbel gecontroleerd worden, wat de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid verder verhoogt. De voortgang en effectiviteit van deze aanpak zullen bij de volgende evaluatie goed in kaart worden gebracht.
De eerste samenwerking met Delta en Karmac HR Solutions
Delta helpt bedrijven om hun HR- en payroll-processen te verbeteren met AFAS-software. Zij bieden diensten aan om ervoor te zorgen dat je het meeste uit deze software haalt. Door de kennis van HR, payroll én AFAS te combineren, maken ze het makkelijker om je processen te digitaliseren en automatiseren. Dat betekent dat je HR- en payroll-taken een stuk efficiënter en nauwkeuriger verlopen.
Dit was dus ook de eerste samenwerking tussen Delta en Karmac HR solutions, dit heeft voor beide partijen veel opgeleverd. Delta heeft tijdens dit project Invest International vertegenwoordigd. Harry van de Mortel, (AFAS specialist), heeft veel geleerd van deze samenwerking en heeft de samenwerking als zeer positief ervaren. Hij hecht veel waarde aan de rol van de werkgever en de bescherming van medewerkersdata. Harry heeft opgemerkt dat er onvoldoende aandacht wordt besteed aan de AVG-voorschriften en vind dat als je eenmaal aan de slag gaat met privacy, op deze manier bescherm je de privacy van je medewerkers beter. Dit wordt enorm gewaardeerd en zorgt voor een schonere en meer transparante arbeidsrelatie.
Benadrukt wordt dat een AVG-proof personeelsdossier een cruciaal onderdeel is van de bedrijfsvoering en dat een goed beheer ervan essentieel is voor de organisatie, en daarin delen wij dezelfde mening. Harry’s inzichten hebben bijgedragen aan de focus op het optimaliseren van deze dossiers en het waarborgen van hun kwaliteit. Het is belangrijk om deze focus te hebben, zowel voor het heden als de toekomst. Door alles overzichtelijk op te schonen, creëer je een betere basis voor zowel nu als later.
Tot slot
Het belang van een AVG-proof personeelsdossier kan niet genoeg benadrukt worden. Een goed beheerd dossier is niet alleen essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar legt ook de basis voor een duurzame en toekomstbestendige organisatie.
Anoek van Linden – HR Services Specialist