Het is niet het grootste digitaliseringsproject in de geschiedenis van Karmac, maar het leidde wel tot een volgende stap in digitalisering voor IAI industrial systems en een nieuwe kans in de markt voor Karmac. Want de koppeling met het HR-systeem Cobra van SD Worx betekende opnieuw een welkome aanvulling voor Karmac en een geslaagde implementatie voor IAI industrial systems.
IAI industrial systems, headquartered in Veldhoven, has been at the forefront of secure document personalization for nearly three decades. It is an expert in central issuance printers and laser technology for passports and ID cards providing a broad spectrum of advanced systems. The company’s key areas of focus are the design and supply of industrial production systems including laser, optics, precision mechanics and control software. IAI industrial systems is part of HID, an American conglomerate recognized as a global leader for trusted identity solutions. HID has over 4,500 employees worldwide and operates international offices that support more than 100 countries. HID is an ASSA ABLOY Group brand.
Niet alles was nog direct digitaal beschikbaar
Kim Veerman is (of eigenlijk was, want ze heeft inmiddels de stap gezet naar HID) HR manager. Zij was betrokken bij het project om de personeelsdossiers van IAI industrial systems te digitaliseren en voor alle daartoe gerechtigden beschikbaar te maken in Cobra, het HR-systeem van SD Worx. ‘Het digitaliseren van de personeelsdossiers was altijd nog een project dat was blijven liggen. Wanneer je stappen zet in digitalisering is het belangrijk dat je ook die laatste stappen zet. Althans, laatste, je blijft altijd doorgaan met die ontwikkeling. Er zijn echter altijd van die projecten die wat langer op de plank liggen: wel belangrijk, maar nog niet urgent.’
Corona als trigger
Dat werd wel (mede) het geval door corona. Dat had als direct gevolg dat veel mensen thuis kwamen te werken, ook HR. Kim: ‘Dan kom je er achter dat je niet altijd alle informatie direct digitaal beschikbaar hebt. Eigenlijk gaf dat het laatste zetje om toch dat project om de nog op papier beheerde personeelsdossiers te digitaliseren versneld op te pakken. Voor een deel waren de dossiers wel digitaal beschikbaar, de nieuwe personeelsdossiers komen direct in het systeem, maar voor de oudere was dat nog niet gebeurd. Ook in het kader van de AVG en de werkbaarheid wilden we nu de stap zetten om alles op een uniforme manier en veilig ter beschikking te kunnen stellen.’
Eis: integratie met SD Worx
IAI industrial systems had echter specifieke eisen. Kim: ‘Voor ons was het een eerste vereiste om de personeelsdossiers beheersbaar in Cobra beschikbaar te kunnen stellen. Een eerste zoektocht op internet leidde naar een aantal digitaliseringspartijen, waarna het contact met Karmac er uiteindelijk toe leidde dat het project kon worden opgezet. Wat mij daarbij het meest aansprak waren de referenties die Karmac kon laten zien. Dat betekende voor mij dat het een solide partij was waarmee wij wel zaken wilden doen.’
“Uiteraard ook tevreden over het resultaat maar gedurende het traject hebben we veelvuldig contact gehad over de voortgang, de resultaten en wat er nog gedaan moest worden. Dat vind ik wel heel professioneel.”
Uitdaging
Voor Karmac was dit project echter ook een uitdaging: zij hadden nog geen eerdere ervaring met SD Worx opgedaan. Het contact tussen die partijen verliep, na een gewenningsperiode, echter prima. Kim: ‘De contacten verliepen digitaal vanwege coronamaatregelen. In het offertetraject beslisten we wat we wilden, hoeveel werk het was en tegen welke prijs dat kon worden gedaan. De uitleg bestond uit het mondeling meedelen over wat er in de dossiers aan documenten zit. Dat was op zichzelf niet heel bijzonder, want alle personeelsdossiers zijn wel vergelijkbaar. Alleen de omvang verschilt nog wel eens. Ook bij ons. Toen we het eens waren geworden ging Karmac aan de slag met een proefdossier waarmee ze ook de integratie met SD Worx konden testen. De ontsluiting gebeurt op naam, personeelsnummer en binnen het dossier kunnen de mensen nog zoeken op specifieke documentgroepen. Zoals gezegd, geen rocket science, maar de integratie met SD Worx was nieuw.
On demand toegang
Tijdens de ‘afwezigheid’ van de dossiers kon IAI industrial systems gebruik maken van de On Demand service van Karmac, waarbij indien nodig een ‘werk-pdf’ werd aangemaakt en via een beveiligde STP-server beschikbaar werd gesteld. Kim: ‘Na de schoning en digitalisering heeft Karmac voor ons ook de integratie met SD Worx gedaan.
Toekomst: verder digitaal uitbouwen
Terugkijkend is Kim met name heel tevreden over de communicatie bij Karmac. ‘Uiteraard ook over het resultaat, maar gedurende het traject hebben we veelvuldig contact gehad over de voortgang, de resultaten en wat er nog gedaan moest worden. Dat vind ik wel heel professioneel, want het ging maar om een project met een beperkte omvang. Het project is voor ons heel belangrijk en het gaat om persoonlijke en gevoelige informatie. Grip op die processen rond die informatie is dus cruciaal. De veilige toegang tot de personeelsdossiers is niets anders dan een logische eis. Nu kunnen we weer verder bouwen aan onze digitale ontwikkeling.