Het belang van een noodzakelijk en AVG-proof personeelsdossier. Elke organisatie met personeel in dienst ontkomt er niet aan: het (digitale) personeelsdossier. In de personeelsdossiers dienen alleen documenten opgenomen te worden die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Waar vroeger veel verschillende documenten ‘voor de zekerheid’ of voor de leuk werden opgeslagen in het dossier, is dit sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming is ingegaan niet zomaar meer toegestaan. Maar welke documenten mogen er dan wel in het dossier opgenomen worden en welke documenten mogen niet opgenomen worden in het personeelsdossier?
Het is daarom van groot belang dat organisaties een duidelijk beleid ontwikkelen over welke gegevens worden verzameld, opgeslagen en beheerd in het personeelsdossier. Dit beleid helpt niet alleen om te voldoen aan de AVG, maar creëert ook transparantie en vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Door regelmatig te controleren of de opgeslagen documenten nog noodzakelijk zijn, voorkom je dat overbodige informatie blijft staan.
Wat mag er in een personeelsdossier opgenomen worden?
Allereerst zijn ervanuit de wetgeving documenten die verplicht zijn om op te nemen in het personeelsdossier. De werkgever is wettelijk verplicht om de identiteit van een medewerker gecontroleerd te hebben door middel van een geldig identiteitsbewijs. Daarnaast is het verplicht om de getekende arbeidsovereenkomst opgeslagen te hebben in het personeelsdossier. Documenten omtrent functionering en beoordeling van medewerkers zijn niet wettelijk verplicht om op te slaan in het personeelsdossier, tenzij de organisatie het dienstverband wil opzeggen of wanneer er sprake is van een conflictsituatie.
Naast de wettelijke documenten mogen de volgende documenten opgenomen worden in het personeelsdossier:
- De arbeidsvoorwaarden
- Stamkaart met NAW-gegevens, ID-nummer, geboortedatum en de functies die een medewerker heeft of heeft gehad in het bedrijf
- Documenten omtrent promotie of demotie
- Waarschuwingen
- Verzuimfrequentie
- Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende van de medewerker
Betekent het dan dat, indien een document niet benoemd staat in bovenstaand overzicht, het document niet opgenomen mag worden in het personeelsdossier? Nee, zo zwart/wit is het niet. Als een werkgever kan onderbouwen waarom het noodzakelijk is om bepaalde gegevens op te nemen in het personeelsdossier, dan is het vanuit de AVG toegestaan om het op te slaan in het personeelsdossier.
Het is hierbij aan te raden om een interne checklist of classificatiesysteem te hanteren. Zo kun je per documenttype vastleggen of het noodzakelijk is, welk doel het dient en hoelang het mag worden bewaard. Deze werkwijze zorgt voor een eenduidige en efficiënte aanpak, waardoor HR-medewerkers en leidinggevenden weten welke gegevens toegestaan zijn en welke niet.
Wat mag er niet opgenomen worden in een personeelsdossier?
Naast documenten die wel opgenomen mogen worden in een personeelsdossier, of die zelfs wettelijk verplicht zijn om op te nemen in het personeelsdossier, zijn er documenten die beslist niet opgenomen mogen worden in het personeelsdossier. Belangrijk om te benoemen: het is beslist niet toegestaan om documenten die medische gegevens bevatten van een medewerker op te slaan in het personeelsdossier, ook niet wanneer de medewerker hier zelf openheid in geeft (bijvoorbeeld per e-mail).
Let op: in uitzonderlijke situaties kan er sprake zijn van een uitzondering hierop, bijvoorbeeld wanneer een medewerker epilepsie heeft en het noodzakelijk is dat collega’s weten hoe ze moeten handelen. Dergelijke informatie mag echter alleen opgeslagen worden na toestemming van de medewerker.
De AVG schrijft verder voor dat bijzondere persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden. Bijzondere persoonsgegevens betreft veelal gevoelige informatie. De volgende gegevens worden gezien als bijzondere persoonsgegevens:
- Ras of etnische afkomst
- Politieke opvattingen
- Religie
- Lidmaatschap vakbond
- Gegevens over seksuele geaardheid
- Strafbare feiten
Voor sommige gegevens kunnen echter een uitzondering gelden, bijvoorbeeld wanneer er binnen een organisatie sprake is van een voorkeursbeleid, oftewel positieve discriminatie, en deze gegevens nodig zijn om dit toe te kunnen passen. Mocht een medewerker hierop tegen zijn dan kan de medewerker hier bezwaar op maken en hoeft daarvoor geen reden opgegeven te worden. De werkgever is dan verplicht om te stoppen met het verwerken van deze gegevens.
Het kan voor identificatie eveneens nodig zijn om gegevens over ras vast te leggen. Wanneer daar sprake van is, staat de AVG ook toe dat dit wordt opgenomen in het personeelsdossier.
Om zeker te zijn dat uw personeelsdossier volledig voldoet aan de AVG, is het verstandig om periodieke controles uit te voeren. Denk aan audits door een interne of externe HR-specialist, zodat u er zeker van bent dat er geen ongeoorloofde of verouderde informatie in het dossier staat. Dit draagt bij aan het beperken van risico’s en het behoud van een professionele en veilige werkomgeving.
Meer weten?
De regelgeving van de AVG is dus niet zo zwart/wit als soms gesteld wordt. Het is belangrijk dat organisaties altijd scherp blijven op welke gegevens er worden opgenomen in het dossier en daarbij altijd rekening houden dat deze gegevens alleen opgenomen mogen worden indien dit noodzakelijk is voor het doel. Is het niet (langer) noodzakelijk? Dan mogen de gegevens ook niet (langer) bewaard worden.
Meer weten over welke documenten er in een personeelsdossier opgenomen mogen worden? Neem contact met ons op en we bespreken graag wat we voor u kunnen betekenen. Door proactief om te gaan met het personeelsdossier – door bijvoorbeeld een bewaarbeleid op te stellen, documenten te digitaliseren, en medewerkers te informeren over hun rechten – bouwt uw organisatie aan een transparante en betrouwbare HR-afdeling. Deze aanpak resulteert niet alleen in betere naleving van wet- en regelgeving, maar ook in een efficiëntere bedrijfsvoering en een hogere mate van vertrouwen tussen werkgever en werknemer.
Veelgestelde vragen
De volgende gegeven mag u meestal niet in het personeelsdossier opnemen:
- gezondheidsgegevens;
- strafrechtelijke gegevens;
- gegevens over afkomst (ras/etniciteit).
Een werknemer heeft op grond van artikel 35 Wbp recht op inzage in zijn personeelsdossier. Wanneer een werknemer om inzage in zijn personeelsdossier vraagt, hoeft hij niet de reden daarvan aan te geven. In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien.Welke documenten zijn wettelijk verplicht in een personeelsdossier?
Welke gegevens zijn verplicht in een personeelsdossier?
- NAW-gegevens, geboortedatum, en de functie(s) van uw werknemer;
- een kopie van het identiteitsbewijs;
- informatie over het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer;
- de arbeidsovereenkomst en de overige arbeidsvoorwaarden van uw werknemer.
Uw werkgever mag uw berichten op sociale media controleren, bijvoorbeeld op Instagram of Twitter. Maar alleen als hij daarvoor een goede reden heeft. Bijvoorbeeld als hij wil controleren wat er over zijn bedrijf wordt geschreven. Uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren.
De volgende gegevens mag u meestal niet in het personeelsdossier opnemen:
- gezondheidsgegevens;
- strafrechtelijke gegevens;
- gegevens over afkomst (ras/etniciteit).
Een werknemer heeft op grond van artikel 35 Wbp recht op inzage in zijn personeelsdossier. Wanneer een werknemer om inzage in zijn personeelsdossier vraagt, hoeft hij niet de reden daarvan aan te geven. In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien.
- NAW-gegevens, geboortedatum, en de functie(s) van uw werknemer;
- een kopie van het identiteitsbewijs;
- informatie over het functioneren en de ontwikkeling van uw werknemer;
- de arbeidsovereenkomst en de overige arbeidsvoorwaarden van uw werknemer.
Uw werkgever mag uw berichten op sociale media controleren, bijvoorbeeld op Instagram of Twitter. Maar alleen als hij daarvoor een goede reden heeft. Bijvoorbeeld als hij wil controleren wat er over zijn bedrijf wordt geschreven. Uw werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren.