Gooi je personeelsdossiers open! Of blijven ze in de HR-kelder verstopt?
Stel je voor: een medewerker vraagt om inzage in zijn personeelsdossier. Wat gebeurt er dan? Gaat er meteen een soepele digitale workflow lopen of moet er eerst een HR-medewerker met een zaklamp de archiefkelder in om vergeelde documenten bij elkaar te schrapen? Of nog erger: moet een leidinggevende eerst ‘even’ door het dossier spitten om te controleren wat de medewerker wel en niet mag zien?
Dat is niet alleen inefficiënt, het is ook achterhaald. Het personeelsdossier is geen geheimzinnig HR-dagboek. Het bevat gegevens waar een medewerker recht op heeft. En toch, in veel organisaties, is het een halve kluis. Een dossier is ‘half open’, toegankelijk voor HR en leidinggevenden, maar medewerkers zelf moeten soms hemel en aarde bewegen om erbij te kunnen. Waarom? Omdat we gewend zijn om controle te houden, om ‘eerst even te checken’, om te denken dat sommige informatie te gevoelig is. Maar laten we eerlijk zijn: als je zaken op orde hebt, is er niets te verbergen.
De voordelen van transparantie
Door personeelsdossiers volledig open te stellen voor medewerkers, creëer je niet alleen transparantie, maar versterk je ook het vertrouwen binnen de organisatie. Medewerkers voelen zich serieus genomen, fouten worden sneller gesignaleerd en – niet onbelangrijk – HR houdt tijd over voor écht strategisch werk in plaats van het speuren naar verloren documenten.
Bovendien is er een wettelijke basis: volgens de AVG heeft elke medewerker recht op inzage in zijn of haar dossier. Maar hoe vaak gebeurt dat nog op de ouderwetse manier? Een aanvraag via HR, een paar dagen wachten, een verzameling gescande documenten die handmatig worden doorgestuurd. Terwijl het zo veel simpeler kan: met een digitaal, centraal en toegankelijk systeem waarin de medewerker altijd en overal zijn of haar eigen gegevens kan inzien.
Goed werkgeverschap begint bij openheid
De toekomst van HR is niet langer gebaseerd op gesloten deuren en archiefkasten. Het moderne personeelsdossier is volledig inzichtelijk voor de medewerker zelf, zonder onnodige tussenstappen. Het is een fundamentele verandering in hoe we omgaan met gegevens: van een gecontroleerd, eenzijdig systeem naar een transparante en eerlijke uitwisseling van informatie.
Dus, vraag jezelf af: wat voor werkgever wil je zijn? Een organisatie waar medewerkers wéten waar ze aan toe zijn en zelf toegang hebben tot hun gegevens? Of een bedrijf dat blijft vasthouden aan achterhaalde processen waarin HR fungeert als poortwachter?
Het is tijd om je personeelsdossiers open te gooien. Niet alleen omdat het moet, maar omdat het hoort.
Meer weten over hoe je dit efficiënt en veilig inricht? Karmac HR Solutions helpt je graag verder.
