Zorgorganisatie Stichting Land van Horne, een zorgorganisatie in Limburg en Noord-Brabant gericht op zorgen, wonen en welzijn, heeft onlangs 1.200 personeelsdossiers geoptimaliseerd door Karmac HR Solutions.
Toen zij ons via onze partner AAG benaderden, hadden ze een specifieke uitdaging rondom het openstellen van de personeelsdossiers voor alle medewerkers: de verzamelbestanden binnen hun dossiers waren complex en vormden een reëel risico op het gebied van privacy en AVG-compliance. Het ging om een uitdaging die niet alleen technische kennis vereiste, maar ook zorgvuldigheid en aandacht voor detail. Dit was een taak waar Karmac als specialist in dossieroptimalisatie graag mee aan de slag ging.
Onze eerste stap was het uitvoeren van een uitgebreide AVG-audit om de situatie helder in kaart te brengen. Tijdens deze audit ontdekten we dat de dossiers verzamelbestanden bevatten. Een ander belangrijk knelpunt was dat in sommige documenten gegevens van meerdere medewerkers onbedoeld waren samengevoegd. Dit soort fouten creëert niet alleen risico’s voor privacy-inbreuken, maar kan ook juridische consequenties hebben.
Om deze problemen op te lossen, hebben we de verzamelbestanden volledig opgesplitst. Elk document werd afzonderlijk behandeld, opnieuw gecategoriseerd en van een nieuwe documentdatum voorzien. Daarnaast hebben we elk document zorgvuldig gescreend op vermengingen. Wanneer we documenten tegenkwamen waarin gegevens van verschillende medewerkers stonden, werden deze apart gemarkeerd.
Naast het opschonen van de dossiers hebben we ook duplicaten en blanco pagina’s verwijderd. Duplicaten en blanco pagina’s zorgen voor vervuiling en verwarring. Door nauw overleg met Land van Horne konden we deze vervuiling volledig elimineren, waardoor de dossiers nu helder en gebruiksvriendelijk zijn.
Een belangrijk onderdeel van het project was de integratie met Youforce (Visma|Raet), het bestaande HR-systeem van Land van Horne. Het was cruciaal dat de nieuwe categorisering van de documenten volledig aansloot op de structuur binnen Youforce. Om dit te waarborgen, hebben we een testuitlevering uitgevoerd, waarbij Corine van Heugten-Horyon vanuit Land van Horne kritisch meekeek. Haar input was van onschatbare waarde om het proces verder te verfijnen. Deze samenwerking zorgde ervoor dat we een eindresultaat konden leveren dat niet alleen technisch correct was, maar ook volledig aansloot bij de wensen en verwachtingen van de organisatie.
Het project werd geleid door Herma Kroon, projectmanager van Karmac HR Solutions in samenwerking met Monique Joosten vanuit Land van Horne en Corine was nauw betrokken bij elke stap.
Door korte communicatielijnen en snel schakelen konden we eventuele uitdagingen direct aanpakken en oplossen.
En we moeten zeggen het resultaat mag er zijn! Land van Horne heeft nu overzichtelijke personeelsdossiers die klaar zijn voor de toekomst. Een mooie aanvulling op het thema ‘Personeelsbehoud en werkgeluk’ binnen de kernwaardes van de Stichting; Zien, Begrijpen & Steunen. Dit project is een voorbeeld van wat er mogelijk is met een sterke samenwerking, oog voor detail en een gedeelde focus op kwaliteit. Voor ons bij Karmac is het wederom een bevestiging dat we in staat zijn om complexe vraagstukken binnen zorginstellingen met succes aan te pakken.