Maak je gebruik van papieren archieven en digitale documenten en wil je alles liever overzichtelijk digitaal archiveren? Dan is het verstandig om je documentbeheer te digitaliseren, zodat je meer orde en overzicht hebt in het beheer van je documentstromen. Dit kan met een document beheer systeem, dat gebruik maakt van document management software. We vertellen hier meer over de mogelijkheden en de voordelen van digitaal documentbeheer.
Wat is een document beheer systeem?
Een document beheer systeem zorgt er met speciale software voor dat de processen die te maken hebben met documenten zo efficiënt mogelijk plaatsvinden. Voor medewerkers van een organisatie is het belangrijk om benodigde documenten snel te vinden en te bewerken. Met een document beheer systeem sla je je documenten digitaal op een centraal platform op, zodat iedereen de nieuwste informatie heeft, documenten kan bewerken en ze kan delen. Het systeem kan bovendien automatische processen inrichten. Denk hierbij aan digitaal ondertekenen en dossiervorming. De beveiliging van je documenten is met dit systeem beter geregeld vanwege de toekenning van het gewenste autorisatieniveau en de toepassing van versleuteling.
De voordelen van overzichtelijk digitaal archiveren
Dankzij een document beheer systeem zijn je documenten beter vindbaar. Het zoeken in mappen of archieven is hiermee verleden tijd. Een tweede voordeel is de integratie met andere processen, door je systeem te verbinden met andere afdelingen. Zo hebben HR-documenten over loon en contracten te maken met de boekhoudafdeling. Door het document management goed in te richten maak je de uitwisseling van informatie eenvoudiger. Een ander voordeel is dat je documenten makkelijker voldoen aan de geldende privacyregelgeving en regels op het gebied van bewaartermijnen. Je bespaart verder op diverse kosten, doordat de aankoop van papier, inkt en frankering, maar ook het bijhouden van een fysiek archief, wegvallen. Ook kan je sneller offertes maken en factureren. De kwaliteit van je documenten is ten slotte beter, doordat steeds de meest actuele versie van documenten beschikbaar is.
Hulp bij de stappen voor digitaal archiveren
Met een document beheer systeem is het bovendien veel eenvoudiger om aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te voldoen en kan je een datalek makkelijker terugvinden. Karmac HR-Solutions heeft een lange ervaring met digitaal archiveren en biedt oplossingen op maat voor diverse branches. Wil je graag meer informatie? Wij staan klaar om in een vrijblijvend gesprek de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken!