Lokalis is een organisatie die basishulp biedt aan jeugd en gezinnen in Utrecht die dit nodig hebben. Medio 2024 stonden zij voor de uitdaging om hun HR-archief te digitaliseren. Het ging om ruim 400 personeelsdossiers waarvan de noodzaak om deze te digitaliseren steeds groter werd. De medewerkers van Lokalis werken vanuit 22 buurtteams verspreid over Utrecht en de behoefte om de documenten dichtbij beschikbaar te hebben groeide, het beheren en vinden van de documenten was erg arbeidsintensief en de fysieke archiefkasten namen kostbare ruimte in beslag. Na een zorgvuldige overweging koos Lokalis voor Karmac als partner voor dit digitaliseringsproces.
Een soepel en zorgvuldig begeleid project
Vanaf het begin verliep de samenwerking met Karmac zeer prettig. De projectmanager Herma Kroon van Karmac HR Solutions begeleidde Lokalis met een helder stappenplan dat duidelijk maakte welke processen en beslissingen er in elke fase genomen moesten worden. Dankzij deze gestructureerde aanpak en de regelmatige communicatie voelde Judith Rem, manager bedrijfsvoering binnen Lokalis, zich goed geïnformeerd en gesteund door het gehele proces heen. Ondanks de duidelijke uitleg was het idee dat de fysieke dossiers hun pand zouden verlaten voor de digitalisering spannend voor het team. De angst om controle te verliezen over het archief was aanwezig, maar werd weggenomen door de transparante werkwijze van Karmac HR Solutions en de geboden mogelijkheden om zelf zicht te houden op het proces. Ook hielp het dat de documenten heel snel weer beschikbaar waren voor de HR-afdeling; nog niet in de dossiers maar wel vindbaar in een specifiek bestand.
Een kijkje achter de schermen bij Karmac
Om Lokalis inzicht te geven in hoe het traject in zijn werk is gegaan, nodigde Herma Kroon het HR-team van Lokalis uit voor een rondleiding in hun productiehallen. Tijdens deze rondleiding kreeg het team een inkijkje in de scannings- en digitaliseringsprocessen en zag het van dichtbij hoe efficiënt en snel het digitaliseren verliep. Lokalis was onder de indruk om te zien hoe grondig en professioneel het proces bij Karmac in elkaar zit en de diversiteit aan documenten die gedigitaliseerd worden. Het project werd afgesloten met een gezamenlijke lunch, waar zowel de teams van Karmac als Lokalis terugblikten op het soepele verloop van het project.
Een nieuwe start met digitale dossiers
Nu de digitalisering is afgerond, zijn de fysieke archiefkasten verwijderd uit het pand van Lokalis en zijn de dossiers digitaal beschikbaar voor de medewerkers, wat het werkproces aanzienlijk versnelt en efficiënter maakt. Medewerkers kunnen nu zelf gemakkelijk toegang krijgen tot de dossiers zonder fysiek naar het HR-team te gaan en daar door de documenten te hoeven bladeren.
De samenwerking met Karmac heeft Lokalis laten zien dat een goed begeleid digitaliseringstraject niet alleen praktisch is, maar ook rust en vertrouwen kan geven. Dankzij de professionele ondersteuning van Karmac HR Solutions heeft Lokalis nu een toekomstbestendige, digitale HR-omgeving.
"We kijken heel positief terug op dit proces en hadden dit veel eerder moeten doen."