Digitaliseren
personeelsdossiers
Van papier naar digitaal
Overal
toegang
Efficiënter
werken
Ruimte
besparend
Tijd
besparend
Eén digitaal documentbeheersysteem
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het opbouwen en bijhouden van medewerkersdossiers. Door te digitaliseren (documenten en processen digitaal te verwerken) zorg je voor een efficiënt documentbeheer en bespaar je een hoop tijd en ruimte. Alles wordt namelijk op één digitale plaats bewaard en zowel de werkgever als de werknemers kunnen zelf op elk moment de juiste documenten terugvinden in het digitale personeelsdossier. Je bepaalt hierbij zelf wie welke gegevens kan zien in de digitale personeelsdossiers. Het is belangrijk dat je personeelsdossiers aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voldoen.
Veilig en efficiënt werken
Met een digitaal documentbeheersysteem kan je de administratie bijhouden van je (oud)medewerkers. Het gaat bij het digitaliseren van personeelsdossiers om persoonsgegevens als naam, adres en woonplaats, en daarnaast om gegevens over opleiding, verzuim, verlof en salaris. Als je digitale personeelsdossier up-to-date is en er sprake is van een logische structuur, dan kan je je personeelszaken efficiënt beheren. Zo heb je meer tijd om je in te zetten voor het welzijn van je medewerkers. Uiteraard is privacy bij persoonsgegevens heel belangrijk. De beveiliging van de dossiers moet in orde zijn, zodat personeelsdossiers AVG proof zijn.
Benodigd voor de verwerking
Benodigdheden voor de verwerking van personeelsdossiers.
-
Medewerkersbestand
Voor de verwerking hebben wij het actuele medewerkersbestand nodig. Wij leveren hiervoor een template aan die toegepast kan worden welke vervolgens beveiligd aan ons verzonden kan worden.
-
Mappen- en uitleverstructuur
Voor de verwerking ontvangen wij graag de indeling van de documenten en de uitleverstructuur. Nog geen documentindeling? Ook hier kunnen wij bij helpen.
-
Verwerkersovereenkomst
Voor aanvang van de verwerking wordt er een verwerkersovereenkomst opgesteld.
-
Selecteren testdossiers
Om een goede basis te leggen voor het proces is het van belang om een representatieve test te maken. Hiervoor dienen testdossiers geselecteerd te worden die de basis zullen vormen voor het proces.
Efficiënt documentbeheer
Met een digitaal personeelsdossier kan je binnen een paar tellen de arbeidsovereenkomst of het identiteitsbewijs terugvinden dat je nodig hebt. Ook mogelijkheden als digitaal ondertekenen zorgen voor efficiënt documentbeheer en verminderen papierwerk. Bovendien kan data veiliger worden opgeslagen met een goed documentbeheersysteem. Voor elk bedrijf dat veilig en overzichtelijk wilt werken, is een digitaal HR-dossier van belang. Wil je je personeelsdossiers digitaliseren of optimaliseren, dan is Karmac HR-Solutions dé partner met een jarenlange ervaring die je uitstekend van dienst kan zijn. Met de juiste kennis van de AVG zorgen wij ervoor dat je HRM-processen optimaal presteren!
Hoe Karmac te werk gaat
01
Selecteren testdossiers
Selecteer 10% van het totaal zodat Karmac het proces zo optimaal mogelijk kan testen.
02
Transporteren naar Lelystad
Selecteer 10% van het totaal zodat Karmac het proces zo optimaal mogelijk kan testen.
03
Scan klaarmaken
Selecteer 10% van het totaal zodat Karmac het proces zo optimaal mogelijk kan testen.
Onze klanten aan het woord
