Digitalisering neemt een steeds grotere rol aan in de samenleving. Steeds meer processen die voorheen fysiek werden uitgevoerd worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Het digitaliseren van personeelsdossiers kan dan ook niet uitblijven.
Digitaliseren personeelsdossiers steeds meer een prioriteit
De trend van het nieuwe werken waarbij thuiswerken steeds meer wordt genormaliseerd kwam al enige tijd ter sprake maar nam pas echt definitieve vormen aan ten tijde van corona. Noodgedwongen werd er veelvuldig thuisgewerkt, ook door HR-afdelingen. Wie op dat moment de personeelsdossiers al had gedigitaliseerd profiteerde van het gemak van het online raadplegen van de digitale personeelsdossiers. Naar kantoor gaan om slechts een aantal personeelsdossiers te raadplegen of hieraan stukken toe te voegen was niet nodig.
Thuiswerken
De coronatijd heeft één ding zeker duidelijk gemaakt: thuiswerken is zeker mogelijk en het zal in de toekomst niet afnemen, in tegendeel, steeds meer organisaties zullen het thuiswerken aanbieden en normaliseren. Voor HR-medewerkers is het essentieel om dossiers eenvoudig en snel te kunnen raadplegen, ook vanuit huis. Een fysiek dossier kan vanuit huis niet geraadpleegd worden. Alleen al om die reden is digitalisering van personeelsdossiers essentieel.
Digitaliseren heeft echter nog meer voordelen
Digitalisering van personeelsdossiers heeft echt ontzettend veel voordelen. Digitaal een specifiek document opzoeken in een personeelsdossier gaat zoveel sneller dan wanneer men eerst naar de kast moet lopen, het betreffende dossier op te zoeken en er dan nog eens in moet gaan bladeren om het juiste document te vinden. Wie beschikt over een digitale omgeving kan eenvoudig het juiste dossier opzoeken maar ook nog eens razendsnel het juiste document. Maximale efficiëntie.
Personeelsdossiers en de AVG
Vaak vergeten bij de afweging tot het digitaliseren van personeelsdossiers maar zeker niet onbelangrijk is de AVG. De AVG is behoorlijk aangescherpt en niet alles mag meer opgeslagen worden in het personeelsdossier. De ervaring leert dat voorheen ontzettend veel overbodige informatie in de fysieke dossiers werden opgeslagen die vandaag de dag niet meer in het personeelsdossier mogen zitten. Het fysiek schonen van deze documenten is ontzettend tijdrovend en om die reden zitten die documenten vaak nog in het fysieke dossier. Daarnaast is een foutje zo gemaakt bij het fysiek archiveren van documenten, niet zelden wordt een document van een medewerker verkeerd gearchiveerd bij een andere medewerker met een vergelijkbare (achter)naam.
Bij digitale personeelsdossiers is het risico dat deze documenten verkeerd gearchiveerd worden een stuk kleiner.
Schonen bewaartermijnen
Wat te denken van het hanteren van een bewaarbeleid? Organisaties dienen vanuit de AVG vast te leggen hoelang persoonsgegevens bewaard worden en dit geldt ook voor personeelsdossiers. Hoe eenvoudig is het als je dit digitaal kunt automatiseren in tegenstelling tot wanneer je dit iedere keer moet controleren en schonen in de fysieke personeelsdossiers?
Recht op inzage
Last but not least: recht op inzage. Medewerkers hebben recht op inzage in het eigen personeelsdossier. Wanneer de personeelsdossiers gedigitaliseerd zijn kunnen organisaties de dossiers eenvoudig voor iedere medewerker digitaal inzichtelijk maken. Bij een fysiek dossier is het gelijk al een stuk omslachtiger en tijdrovender. Bovendien, je loopt het risico dat het fysieke dossier nog niet geschoond is volgens de AVG.
Personeelsdossiers digitaliseren? Neem contact op.
Wacht niet langer met het digitaliseren van de personeelsdossiers.
Een blog door Sharon Korenhof.
