Een werknemer heeft recht op inzage in zijn personeelsdossier. Op grond van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heeft het personeel van een organisatie niet alleen inzagerecht, maar ook het recht om gegevens te controleren en een kopie te ontvangen. Welke rechten en verplichtingen spelen rond het opvragen van een personeelsdossier voor werkgever en werknemer? We vertellen hier meer over de AVG en het personeelsdossier.
Inzage personeelsdossier: om welke informatie gaat het?
Het inzagerecht gaat niet over het volledige dossier, maar over alle persoonsgegevens. Als werkgever ben je niet verplicht om onderliggende stukken te geven aan de werknemer. Iemand die een inzageverzoek doet, wil controleren of zijn of haar gegevens kloppen en of het bedrijf de gegevens op de goede manier verwerkt. Na inzage kan de werknemer vragen om een wijziging van incorrecte gegevens. Daarnaast kan de werknemer vragen om het wissen van de persoonsgegevens, als deze niet volgens de wet worden gebruikt. Een kopie van een volledig personeelsdossier geven mag alleen als de privacy van andere partijen, waaronder de werkgever zelf, gegarandeerd is.
AVG en personeelsdossier opvragen
Als werkgever moet je vanwege het inzagerecht binnen een maand aan een verzoek om inzage in het personeelsdossier voldoen. De werknemer hoeft geen reden te noemen voor zijn inzageverzoek. Wel is het handig om als werknemer aan te geven waarin je precies inzage wilt, omdat inzagerecht ook gaat over persoonsgegevens in e-mails, brieven en opgenomen telefoongesprekken. Hoelang de bewaartermijn van personeelsdossiers is die de werkgever in acht moet nemen, hangt af van de gegevens waar het om gaat. Zo moeten data uit de salarisadministratie die voor de belasting belangrijk zijn 7 jaar na de uitdiensttreding bewaard worden. Een kopie van het identiteitsbewijs van een medewerker blijft 5 jaar na de beëindiging van het dienstverband in het dossier bewaard.
Let op de bewaartermijn van personeelsdossiers
De bewaartermijnen van de verschillende onderdelen van een dossier lopen uiteen, dus als werkgever is het belangrijk om documenten stuk voor stuk te scannen en niet samen te voegen in één pdf. Ga je als organisatie overstappen van een papieren dossier op een digitaal personeelsdossier of wil je je dossiers optimaliseren, dan kan Karmac HR-Solutions je helpen om je dossiers AVG-proof te maken. Neem contact op voor informatie, zodat je personeelsdossiers weer lang mee kunnen!