Het digitaliseren van de personeelsadministratie gaat over veel meer dan een A4 scannen en uploaden in het systeem. Documenten moeten netjes en zorgvuldig verwerkt worden, zodat het zoeken ernaar vereenvoudigd wordt. Met het digitaliseren van personeelsdossiers kan je als HR bovendien makkelijker voldoen aan de wetgeving die hierover gaat. Onze werkomgeving wordt steeds meer papierloos. Hoe zorg je voor een digitale personeelsadministratie waarbij de vertrouwelijke gegevens van je werknemers nauwgezet verwerkt worden en goed beschermd zijn? Wij vertellen je meer over digitaliseren personeelsdossiers.
Strenge eisen voor digitaliseren personeelsdossiers
Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens ben je als werkgever verplicht om technische en organisatorische maatregelen te nemen voor de beveiliging van persoonsgegevens. Technische aspecten bestaan bijvoorbeeld uit beveiligingssoftware voor toegangsbeveiliging en het vastleggen van gebruik. Daarnaast heb je een protocol nodig dat vastlegt welke personen toegang hebben tot delen van het digitale personeelsarchief.
Hulp van een derde bij digitaliseren personeelsdossiers
Het is verstandig om bij de digitalisering van persoonsgegevens van personeel hulp in te roepen van een expert. Met deze derde partij, die kennis heeft van het digitaliseren van persoonsgegevens, sluit je een bewerkersovereenkomst. Hierin is onder meer geheimhoudingsplicht ten opzichte van de gegevens opgenomen. Als werkgever blijf je ook bij het inschakelen van derden zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de dossiers.
Je bent niet verplicht om alle papieren documenten te bewaren. Deze documenten mag je uiteraard niet zomaar weggooien, maar laat je door een gecertificeerde archiefvernietiger vernietigen. Het is gebruikelijk dat je de belangrijkste documenten ook in de originele papieren vorm bewaart, zoals een document dat door werkgever en werknemer is ondertekend. Deze papieren kunnen namelijk een bewijsfunctie hebben bij de rechter.
Digitale personeelsdossiers die voldoen aan de AVG
Als je besluit om je documenten te gaan digitaliseren, dan heb je toestemming nodig van de OR. Is deze toestemming er nog niet, dan kan je veroordeeld worden tot het staken of ongedaan maken van het proces. Digitalisering van dossiers heeft bij veel HR-afdelingen prioriteit. Heb je interesse in het optimaliseren of digitaliseren van personeelsdossiers? Karmac HR-Solutions heeft jarenlange ervaring op dit gebied en heeft veel kennis van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Neem met ons contact op voor het toekomstbestendig maken van je HR-data!